Z racji tego, że sesje w szkołach i przedszkolach mają teraz swój super gorący okres nasuwa się nam ważne pytanie. No ok, właściwie to nie tylko nam 🙂 To Wy pytacie nas, a my… Zapytaliśmy kogoś, kto się na tym dobrze zna. Dzisiaj odpowiada dla Was prawnik, Weronika Bednarska z kancelarii So In Law. Poniżej przeczytacie odpowiedź od specjalisty i poznacie treść zgody dla takich zleceń.

 

Co RODO zmienia w pracy Fotografa szkolnego?

Jeśli dotychczas w pełni stosowałeś się do zasad ochrony danych osobowych, Twoja praca nie przejdzie rewolucji. Nadal podstawowym obowiązkiem jest zbieranie zgód na przetwarzanie danych – jedynie ich treść nieco się zmienia.
Co ważne, w RODO wyraźnie wskazano, że daną osobową jest także WIZERUNEK. W związku z tym wykonując szkolne sesje, zgoda jest potrzebna nie tylko na przetwarzanie np. imienia i nazwiska fotografowanej osoby, ale także na przetwarzanie jej wizerunku.
Jeśli wiesz, że z daną osobą podpiszesz umowę, nie musisz zbierać odrębnych zgód, bo podstawą przetwarzania danych jest przetwarzanie danych w związku z wykonaniem umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem.

W pracy fotografa szkolnego nie zawsze dochodzi jednak do zawarcia umowy –
nie każde dziecko, lub jego rodzic kupują zdjęcia – dlatego najlepiej zebrać zgody od wszystkich fotografowanych osób. Trzeba podkreślić tu fakt, że dzieci w wieku szkolnym i przedszkolnym nie są pełnoletnie, więc zgodę powinni podpisać ich rodzice lub inni opiekunowie prawni (ale spokojnie, wystarczy jeden z nich).

To teraz pytanie słyszane najczęściej. Jak powinna wyglądać zgoda? Przede wszystkim należy kierować się czterema podstawowymi zasadami – musi być dobrowolna, konkretna, świadoma i jednoznaczna.
Dodatkowo, każda osoba, której dane są przetwarzane, powinna zostać poinformowana m.in. o tym kto jest administratorem danych (czyli np. fotograf, lub firma dla której pracuje), w jakim celu dane są przetwarzane, jaka jest podstawa prawna przetwarzania, czy dane będą przekazywane innemu podmiotowi (np. zlecenie do labu, korzystanie z Zalamo) a także jakie prawa tej osobie przysługują.
Wzór takiej zgody wraz z obowiązkowymi informacjami, które musisz podać znajdziesz niżej.
Ważne, aby wszystkie zgody na przetwarzanie danych były przechowywane i zabezpieczone. W razie ewentualnej kontroli, organ nadzorczy będzie chciał je zobaczyć, a Ty musisz je wykazać.

Pamiętaj, że dane osobowe (w tym same fotografie zawierające wizerunek osób fotografowanych) powinny być przetwarzane tylko tak długo jak to jest konieczne i uzasadnione. Nie przechowuj więc niepotrzebnie np. odbitek wywołanych i niesprzedanych zdjęć.

Nowością w wypełnieniu obowiązków wynikających z RODO jest prowadzenie rejestru czynności przetwarzania danych. Najlepiej stworzyć tabelę, w której zapisuje się:
a) Kto przetwarza dane – wpisz nazwę i adres administratora danych,
b) Jakie kategorie danych przetwarzasz – np. zbiór danych uczniów szkoły…
c) Kategorie osób, których dane dotyczą – np. uczniowie szkoły…
d) Zakres danych – imię i nazwisko, adres, wizerunek,
e) Kategorie odbiorców – np. pracownicy labu,
f) Planowany termin usunięcia danych,
g) Opis stosowanych zabezpieczeń danych, np. szafa zamykana na klucz, antywirus, hasło do komputera itp.

 

A tu po kliknięciu pobierzecie wzór umowy na przetwarzanie:
wersja PDF: Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – sesja w szkole
wersja DOCX: Zgoda na przetwarzanie danych osobowych – sesja w szkole

PS od ZALAMO 🙂
Część szkół wyraża chęć podpisania umowy powierzenia z Zalamo jako miejscem gdzie trafiają zdjęcia. Z naszej strony nie ma problemu! W razie takiej potrzeby, zachcianki czy jakkolwiek by tego nie nazwać – dajcie znać na czacie. A po podpisaniu umowy powierzenia ze szkołą, będzie możliwość zbierania tych zgód w wersji „klikanej” w Zalamo.  O szczegółach poinformujemy jak najszybciej!